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8 febbraio 2021

Le nuove tecnologie al servizio dei congressi, come affrontare il 2021!

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Biba Group

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Le sfide che ci attendono anche in questo 2021, viaggiano su strade sempre più digitali. Gli effetti della pandemia hanno accelerato i tempi di un percorso già tracciato, di cui si stanno bruciando le tappe. Il mondo dei congressi è entrato nel vortice di questa rivoluzione, adattandosi ai tempi e trasformando gli ostacoli in opportunità. Meeting, incontri, formazione: tutto è mutato in eventi digitali. Ciò è stato reso possibile da strumenti che, anche quando finalmente potremo tornare a incontrarci fisicamente nelle sale, saranno sempre parte integrante delle attività congressuali. 

Come organizzare, allora, i grandi eventi professionali, fino a quando non sarà possibile riunirsi anche fisicamente? Il lockdown ci ha mostrato quanto il digitale sia stato e sia tuttora fondamentale per supplire, almeno in parte, ai contatti sociali e professionali. Dunque, spazio a congressi virtuali, webinar, sedute di formazione a distanza, meeting: eventi che richiedono un know how aziendale qualificato e all’altezza delle sfide che questo settore è chiamato ad affrontare.

È in atto una trasformazione di eventi e attività in format da vivere integralmente online, traducendo scenari reali in virtuali. Servizi innovativi digitali con cui costruire al meglio congressi e meeting, nell’ottica di una modalità smart attraverso cui veicolare formazione e informazione, garantendo sempre lo stesso risultato degli incontri residenziali. Che si tratti di meeting interni, di incontri di formazione, di congressi dedicati ad uno specifico tema o di convention, l’obiettivo è sempre generare un orientamento positivo dei partecipanti, che sia in termini di immagine dellazienda, di brand awareness, o di team bulding.

Così, dal fisico si passa al virtuale. Anche per gli eventi più articolati, oggi ci sono soluzioni che si adattano a tutte le esigenze. Piattaforme innovative in grado di ospitare contemporaneamente più incontri, come ad esempio, workshop, incontri di approfondimento tramite live webinar che permettano l’interattività, sessioni plenarie e parallele, oppure meeting one-to-one, incontri frontali tra due persone. Eventi digitali che presentano anche molti vantaggi sotto molti profili: primo fra tutti l’aspetto organizzativo. La modalità online permette di “salvare” l’evento che altrimenti andrebbe posticipato con importanti sforzi di planning. Inoltre, in una conferenza web, ospiti e utenti possono seguire tutto da casa (o dall’ufficio), snellendo gli sforzi organizzativi.

Tutte opportunità sfruttate al meglio già da alcuni anni anche da Biba Group, avendo sviluppato una serie di servizi tecnologici innovativi riuniti nel progetto E-Biba. Si tratta di una piattaforma articolata in diversi campi d’azione che possono essere anche complementari tra loro. Il primo si concentra sui Virtual congress, un sistema innovativo e totalmente interattivo, che permette di realizzare un congresso interamente on line, accreditato ai fini Ecm, traslando in maniera precisa ed efficace le necessità e le abitudini di un congresso fisico, migliorandone agibilità e flessibilità.

Un secondo ambito è quello dell’E-learning e della formazione a distanza, una piattaforma hi-tech personalizzata, che permette di raccogliere e mettere a disposizione, in un unico ambiente digitale, quanto prodotto dagli eventi live o dai webinar formativi. Ci sono, poi, gli strumenti innovativi per i webinar, un sistema completamente digitale, diretto e one-to-many, che permette di mettere in collegamento da poche decine a migliaia di persone, le quali potranno interagire tra loro e assistere dai loro devices a momenti formativi (accreditabili Ecm) o di semplice comunicazione istituzionale. Questi eventi sono accessibili anche da piattaforma web ECM compliant, per rilasciare attestazioni e crediti formativi ai partecipanti.

Comunicare a distanza non è mai stato così semplice. Reinventare e trovare nuove soluzioni virtuali che possano sostituire quelle in presenza, è certamente d’aiuto in questi tempi difficili, ma potrà essere utile anche quando l’emergenza finirà.

Competenze strategiche per le sfide del futuro.

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